Che cosa fa davvero un project manager

Negli anni mi è capitato spesso di sentir dire che il project management è un lavoro arido, troppo tecnico. Sicuramente non creativo. Per come la vedo io, è il contrario: quello del PM è forse il ruolo che ha più bisogno di creatività di tutti. Serve per prevedere i problemi, e per trovare ogni giorno soluzioni a quelli che non si sono potuti prevedere.

La prefazione di Deliver or Die lo dice in un modo che spiego anche ai miei genitori: il mestiere del PM è trasformare problemi in opportunità. O, più semplicemente, risolvere rogne.

Che cosa fa

Un project manager trasforma un’idea in un risultato concreto, rispettando tempi, costi e qualità. Detto così sembra poco; in pratica vuol dire:

• pianificare: capire che cosa va fatto, in che ordine, da chi, con quali risorse;
• coordinare: mettere insieme competenze diverse, interne ed esterne, perché lavorino nella stessa direzione;
• tenere il tempo e i conti: controllare l’avanzamento e il budget, accorgersi presto degli scostamenti;
• garantire la qualità: che il risultato sia all’altezza delle aspettative e coerente con l’idea di partenza;
• comunicare: essere il punto di riferimento per il cliente, il team e gli stakeholder;
• risolvere i problemi: con metodo, con calma, e con un piano B.

Il PM è responsabile della qualità dell’output, ma non delle scelte creative. È una distinzione sottile e fondamentale: guida il processo, non si sostituisce a chi crea. Il suo compito è mettere gli altri nelle condizioni di dare il meglio.

E le gare?

I PM devono seguire anche gare e fasi di prevendita? Non c’è una risposta univoca: è una scelta organizzativa, e ho conosciuto agenzie che lo prevedevano e altre no. Il PM è particolarmente utile quando il team di proposta è numeroso (oltre tre o quattro persone l’autogestione diventa complicata), quando i tempi sono molto stretti e quando il cliente è già conosciuto, perché il PM porta la memoria di quello che è successo prima. Servono però competenze precise: guidare un team creativo durante l’ideazione senza comandarlo, rivedere i piani in tempo reale, e saper capire quando una proposta è completa e raccontata bene.

Perché serve

Il paragone più usato è quello dell’orchestra: ogni musicista ha il suo talento e il suo strumento, ma senza qualcuno che tiene insieme le voci il risultato è rumore. Un progetto creativo, per quanto pieno di idee brillanti, rischia di naufragare senza una guida che metta in fila competenze, tempi e priorità.

Il modo più semplice per capire a che cosa serve un PM è guardare che cosa succede quando non c’è:

• manca la direzione: ognuno lavora sulla propria parte, e nessuno ha il quadro d’insieme;
• la comunicazione si frammenta: il cliente sente versioni diverse, il team scopre le decisioni per caso;
• le risorse si sprecano: persone sovraccariche accanto a persone ferme, ritardi, sforamenti;
• nessuno vede i problemi in tempo: si scoprono quando ormai sono crisi.

Le critiche, e che cosa c’è di vero

I PM vengono accusati di microgestione e burocrazia, di non conoscere davvero il lavoro dei team, di diventare un filtro che rallenta la comunicazione, di guardare più al processo che al risultato. E con la diffusione dei metodi agili, qualcuno sostiene che il ruolo sia diventato superfluo.

Qualcosa di vero c’è: un cattivo PM fa esattamente queste cose. Ma la risposta non è eliminare il ruolo, è farlo bene. Un buon PM riduce la burocrazia invece di aumentarla, conosce il lavoro abbastanza da capirne le difficoltà, apre canali invece di chiuderli. E anche nei team più autonomi qualcuno deve tenere insieme cliente, tempi, costi e rischi: cambia il nome, non la funzione.

Come farlo nel modo giusto

Il PM è al servizio del team, non il contrario. Sta un passo avanti sui problemi e un passo indietro sui meriti. Le capacità da coltivare:

• pensiero critico: valutare le opzioni, mettere in dubbio la prima soluzione;
• creatività: trovare strade nuove quando quelle note sono chiuse;
• flessibilità: i progetti non vanno quasi mai come previsto;
• negoziazione: con clienti, fornitori, colleghi;
• gestione del tempo, il proprio prima di quello degli altri;
• comprensione del business: capire le logiche del cliente, per aiutarlo anche a livello strategico;
• leadership: ispirare, delegare, decidere quando serve;
• comunicazione, ascolto ed empatia: capire che cosa vogliono davvero le persone, anche quando non lo dicono.

E un atteggiamento: non avere tutte le risposte, ma sapersi fare le domande giuste. Davanti a un problema nuovo non serve una soluzione preconfezionata; servono curiosità, la capacità di mettere in dubbio le proprie ipotesi, l’ascolto, e il coraggio di chiedere.

Come si diventa PM

Non esiste un percorso unico. Una base di studi in economia, management, ingegneria o nelle discipline creative aiuta; corsi, master e certificazioni (come quelle del PMI o PRINCE2) danno metodo e credibilità. Ma la cosa che conta di più è l’esperienza: cominciare affiancando qualcuno, in ruoli di assistenza o di coordinamento, e imparare sul campo. Perché il mestiere si fa soprattutto attraverso le crisi che si attraversano, e quello che si impara su di sé attraversandole.