Sbagliare meglio

Nessun progetto va esattamente come previsto. Nemmeno una vacanza, un trasloco, un anno. La differenza non la fa chi sbaglia meno, ma chi impara di più da ogni volta.

Nelle aziende questo atteggiamento ha molti nomi: miglioramento continuo, kaizen, retrospettiva, lessons learned. Dietro i nomi c’è un’idea semplice: fermarsi, guardare che cosa è successo e cambiare una cosa per la volta successiva. Funziona in ufficio, e funziona benissimo anche fuori.

Il ciclo che gira

Il modo più noto di descriverlo è il ciclo di Deming: Plan, Do, Check, Act. Pianifichi, fai, verifichi che cosa è successo, correggi. E ricominci, con un’informazione in più.

La parte che si salta quasi sempre è la terza. Si pianifica, si fa, e appena finito si passa alla cosa successiva, portandosi dietro gli stessi errori. Il check è il momento in cui l’esperienza diventa competenza: senza, ripetiamo soltanto.

Il debrief di casa

Nei progetti, alla fine (e a volte anche a metà) si fa il debrief: una riunione breve per capire che cosa ha funzionato e che cosa no. A casa bastano dieci minuti, un foglio e tre domande.

1. Che cosa è andato bene, e vogliamo rifare uguale?
2. Che cosa è andato storto, o ci è costato più del previsto?
3. Che cosa cambiamo la prossima volta? Una cosa, al massimo due.

Dopo una vacanza: la prossima volta prenotiamo il traghetto prima, e non tre giorni di spostamenti di fila. Dopo una festa: la torta si ordina, non si fa. Dopo un anno di bilancio familiare: le spese di settembre vanno previste a giugno. Annota le risposte da qualche parte dove le ritroverai: un quaderno, una nota sul telefono. È il vostro archivio di lezioni imparate.

Cercare la causa, non il colpevole

Un buon debrief ha una regola: si cerca che cosa è successo, non di chi è la colpa. Se l’obiettivo è trovare un colpevole, tutti difenderanno la propria versione e nessuno racconterà quello che serve davvero sapere. Se l’obiettivo è capire, le persone parlano.

Per arrivare alla causa c’è un trucco semplice, nato nelle fabbriche Toyota: i cinque perché. Si parte dal fatto e si chiede «perché?» finché la risposta non diventa qualcosa su cui si può agire.

• Abbiamo perso il treno. Perché? Siamo usciti tardi.
• Perché? Abbiamo cercato le chiavi per un quarto d’ora.
• Perché? Non stanno mai nello stesso posto.
• Perché? Non c’è un posto per le chiavi.

La soluzione non è «stare più attenti»: è un gancio vicino alla porta.

Piccoli passi, ma sempre

Il miglioramento continuo non chiede rivoluzioni: chiede costanza. Una cosa cambiata alla volta, verificata, tenuta se funziona. Le grandi trasformazioni spaventano e spesso si arenano; i piccoli aggiustamenti si accumulano senza far rumore.

Serve anche un po’ di gentilezza con se stessi. Chi vive ogni errore come un fallimento personale smette presto di guardarli, e chi smette di guardarli smette di imparare. Samuel Beckett l’ha detto meglio di qualsiasi manuale: «Ho provato. Ho fallito. Non importa. Prova ancora. Fallisci ancora. Fallisci meglio».